بطور خلاصه ، برنامه ريزي عبارتست از تعيين فاصله بين وضعيت موجود ، وضعيت مطلوب و مشخص نمودن راه هاي رسيدن به هدف(وضعيت مطلوب). در عصر حاضر برنامه ريزي در کليه موارد ، يکي از ضرورتهاي اجتناب ناپذير براي بقاي سازمانها و حتي جوامع بشري است. برنامه ريزي را يکي از ابزارهاي بسيار موثر و کارآمد و شايد تنها وسيله براي دستيابي به هر هدفي قلمداد مي نمايند. برنامه ريزي مهمترين و اولين وظيفه مديران و سرپرستان است و مديران و سرپرستاني که از اين امر مهم غفلت مي ورزند ، در واقع آسيب پذيري خويش را نسبت به تغييرات محيطي افزايش خواهند داد. در دوران حاضر که تحولات سريع و در ابعاد مختلف علم و تکنولوژي اطراف ما را احاطه نموده است ، بدون برنامه ريزي بويژه در زمينه هاي آموزش و بهسازي منابع انساني ، هيچ سازماني قادر به ادامه حيات وانجام کار ثمر بخش نخواهد بود و بهمين لحاظ است که برخي از صاحب نظران مديريت ، برنامه ريزي را اساس بقاي سازمان قلمداد مي نمايند. برنامه ريزي معمولاً در سه سطح کوتاه مدت ، ميان مدت و دراز مدت طراحي مي شود.
برنامه ريزي آموزشي
برنامه ريزي آموزشي به عنوان زير بناي ايجاد تحولات علمي و تکنولوژي از اهميت فوق العاده اي برخوردار مي باشد. البته برنامه ريزي آموزشي از زندگي فردي و شخصي انسان شروع به زندگي اجتماعي و کاري او تسري پيدا مي کند. در برنامه ريزي هاي آموزشي بايد به جميع جهات و کليه ابعاد مذکور توجه شود. بنظر مي رسد که علت عدم موفقيت بسياري از برنامه هاي آموزشي و بهسازي منابع انساني را مي توان در عمليات آموزش "بدون برنامه ريزي شده" و بدون تفکر و تعمق کافي جستجو نمود. درصورتي که برنامه ريزي هاي صحيح آموزشي نه تنها آسيب پذيري مديران ، مسئولان ، کارشناسان و برنامه ريزان آموزشي را تقليل خواهد داد ، بلکه نيل به اهداف کارکنان و سازمان را هم تضمين خواهد نمود و کار را براي مديران ساده تر خواهد کرد.
تعريف برنامه ريزي آموزشي : عبارتست از تعيين اهداف آموزشي و پيش بيني عمليات و فعاليتهاي آموزشي براي رسيدن به اهداف آموزشي از قبل تعيين شده با توجه به امکانات و محدوديت هاي آموزشي و همچنين نظام ارزشي جامعه.
مراحل برنامه ريزي آموزشي:
1- تعيين اهداف آموزشي
2- تعيين محتوا
3- تعيين مدت اجراي برنامه
4- تعيين شرايط شرکت کنندگان
5- تعيين روشهاي آموزشي
6- پيش بيني تسهيلات و خدمات آموزشي
7- انتخاب اساتيد مربيان آموزشي
1- تعيين اهداف آموزشي: تعيين هدف و يا اهداف دوره هاي آموزشي که تعيين محتواي برنامه هاي آموزشي را نيز بدنبال دارد ، پس از تشخيص و تعيين مشکلات سازماني و نيازهاي آموزشي که مسلماً از وسايل و مشکلات سازماني و کارکنان سرچشمه گرفته ، اهداف برنامه ها و دوره هاي آموزشي به طريقي تهيه ، تنظيم و تدوين گردند که مشکل گشاي سازمان و کارکنان بوده باشند.در تهيه و تنظيم و تدوين اهداف دوره هاي آموزشي بايد کاملاً مشخص گردد چه نوع دانش ، مهارت و يا رفتار خاص براي موفقيت کارکنان و سازمان لازم است.همچنين در اين مرحله لازم است معيارهايي براي سنجش ميزان يادگيري شرکت کنندگان و نوع رفتار آنان پس از اتمام دوره آموزشي در نظر گرفته و براي کارآموزان نيز اين معيارها و ضوابط سنجش را روشن نمائيم. در تعيين هدفهاي آموزشي بايستي بدانيم که شرکت کنندگان در دوره هاي آموزشي در چه شرايطي بايد آموخته هاي علمي خود را مورد استفاده قرار دهند.اولين گام اساسي و ضروري در برنامه ريزي و بخصوص در برنامه ريزي هاي آموزشي ، تعيين هدفهاي کلي و هدفهاي ويژه آموزشي است. هدفهاي کلي آموزشي با توجه به اهداف کلي و در چهارچوب خط مشي سازمان تعيين مي گردد. هدفهاي کلي آموزشي بايد به نحوي تعيين شوند که کارکنان و پرسنل سازمان را در رسيدن به هدفهاي کلي و ويژه سازمان ياري نمايند. درحقيقت هدفهاي کلي آموزشي بايد در ارتباط کامل و متناسب با وظايف و مسئوليتهاي سازمان بوده و جهت گيري کلي به فعاليتهاي آموزشي سازمان و هدفهاي ويژه آموزش بدهد.هدفهاي ويژه آموزشي در چهارچوب هدفهاي کلي آموزش سازمان و با توجه به نيازهاي آموزشي معين مي گردد.
هدفهاي ويژه آموزشي بايد به سه سوال زير جواب دهد :1- چه مي خواهيم ياد بدهيم يا کارآموز چه بايد ياد بگيرد؟ يعني شرکت کننده در دوره آموزشي بعد از طي دوره دقيقاً چه کاري را بايد بتواند انجام دهد ( کار يا عمل)؟2- عمل يا کاري که فراگير و شرکت کننده بعد از طي دوره بايد انجام دهد ، تحت چه شرايطي بايد انجام پذيرد؟ (شرط يا شرايط)3- معيار و ملاک ما در يادگرفتن با ياد نگرفتن کارآموزان يا شرکت کنندگان چيست؟ به عبارت ديگر موفقيت يا عدم موفقيت خود را در ياددادن با چه ملاک يا مقياس خواهيم سنجيد (معيار)؟ تعيين هدفهاي ويژه در جهت رفع نيازهاي آموزشي است. اعم از نيازهاي آموزشي فردي ، سازماني و اجتماعي. در تعيين هدفهاي ويژه بايد هدفهاي کلي سازمان ، امکانات و محدوديت ها و علايق فراگيران و افراد ذي نفع را در نظر گرفت و بعد از گذشتن از اين صافي ها ، هدف هاي آموزشي را در کنار هدفهاي عملياتي جهت رفع نيازها مورد توجه قرار داد.
2- تعيين محتوا: محتوا و مواد آموزشي در يک برنامه آموزشي تابع اهداف ويژه اي است که براي آن دوره تدوين شده است. بنابراين درصورتي که هدفها از جامعيت لازم برخوردار باشند ، مشخص کردن رئوس اساسي مطالب مورد بحث در دوره آموزشي تا حد زيادي آسان مي گردد. علاوه بر مشخص کردن سرفصلهاي اصلي هر درس در يک دوره آموزشي ، ضرورت دارد مسئولين آموزشي درباره مواد و منابع آموزشي دوره نيز تصميم گيري نمايند. متاسفانه يکي از عواملي که کيفيت دوره هاي آموزشي را تحت تاثير قرار مي دهد ، عدم تنــاسب و يا تناسب اندک منابع آموزشي دوره با سرفصلهاي پيشنهـادي است. بزرگسالان شرکت کننده در اين دوره ها داراي تجارب و اطلاعات قبلي هستند و انگيزه اصلي آنها براي شرکت در دوره دستيابي به اطلاعات عملي جهت حل مسائل شغلي و کاري است. براي تعيين محتواي آموزشي ، استفاده و نظر خواهي از افرادي که داراي تجارب ارزشمند و از نظر ميزان دانش و اطلاعات در سطح بالايي قرار دارند ، مي تواند بسيار مفيد براي اين امر باشد.
3- تعيين مدت اجراي برنامه: مديران، کارشناسان و مسئولان برنامه هاي آموزشي ، براي رسيدن به هدفهاي آموزشي بايد مدت لازم و کافي را جهت اجراي دوره ها در نظر بگيرند. همانگونه که اگر مدت زمان يک دوره آموزشي کمتر از حدمعقول در نظر گرفته شود ، ما را به هدفهاي آموزشي نخواهد رسانيد.چنانچه مدت زمان برنامه هم از حد معقول تجاوز کند ، حالت خستگي و کسالت در شرکت کنندگان بوجود خواهد آورد. ميزان کمبودها در آموزش ، تعيين کننده مدت زمان اجراي برنامه ها مي باشد. يا به بياني ديگر از ميزان و درجه فاصله وضعيت موجود با هدفهاي ويژه مي توان مدت زمان برنامه ها را تعيين کرد. محتواي برنامه ، نوع آموزشي که متشکل از آموزش هاي شبانه روزي ، آموزشهاي حين کار و آموزشهاي ضمن خدمت مي باشند ، محل آموزش و نظر خواهي از کارآموزان و سازمانهاي ذينفع از عوامل تاثير گذار در تعيين مدت اجراي برنامه هاي مي باشند.
4- تعيين شرايط شرکت کنندگان: يک واحد آموزشي و مسئولانش هر اندازه به امر آموزش خوشبين باشند ، ناچار از پذيرفتن اين واقعيت هستند که به علت امکانات مالي و انساني محدود ، نمي توانند کليه افرادي را که به آموزش نياز دارند ، در محدوده زماني معيني آموزش دهند. منطقي ترين روش آن است که مساله اولويت تا حدامکان رعايت گردد و در درجه اول به افرادي آموزش داده شود که نيازشان نسبت به ديگران بيشتر است. در مواردي که تعداد خيلي زياد باشد ، مسئول آموزش مي تواند با کمک و مشارکت سرپرست مستقيم اين افراد ، تعداد مورد احتياج را انتخاب و براي شرکت در دوره دعوت نمايند.
در انتخاب افراد شرکت کننده در دوره هاي آموزشي بايستي 4 نکته را در آن لحاظ نمود :الف) تجانس تحصيلي : مسئله رعايت تجانس تحصيلي براي داوطلبان برخي از دوره هاي آموزشي از اين نظر حائز اهميت است که اختلاف تحصيلي ، بين دامنه پراکندگي اطلاعات اوليه شرکت کننده را تقريباً به حداقل مي رساند. با رعايت همساني تحصيلات شرکت کنندگان ، مدرسان کار خود را با اطمينان بيشتر در جهت کسب نتيجه مطلوب آغاز خواهند نمود.ب) تجانس شغلي : بديهي است چنانچه داوطلبان شرکت کننده در يک برنامه آموزشي از لحاظ مشاغلي که دارند ، هماهنگي نداشته باشند ، امکان تهيه برنامه اي که بتواند نيازهاي آموزشي همه آنها را بر طرف نمايد ، وجود ندارد. کارشناسان و مسئولان برنامه هاي آموزشي بايد حداکثر کوشش خود را بکار گيرند که دقيقاً افرادي را که براي يک برنامه آموزشي انتخاب مي کنند ، تجانس شغلي داشته باشند تا در موضوعات مورد آموزش با نظرات گوناگون مواجه نگردند که بتوانند تجلي گاهي از نيازهاي و خواستها را فراهم آورند.ج) تجانس تجربي : رعايت تجانس تجربي نيز از مهمترين نکاتي است که بايستي در انتخاب شرکت کنندگان مورد نظر باشد. محتواي برنامه چه براي افرادي که ميزان تجربه و مهارتشان بالاتر از سطح پيش بيني شده در برنامه و چه براي تعدادي که سطح تجربه شان پائين تر از حد رعايت شده در برنامه باشد ، خسته کننده و بي نتيجه و احياناً غير قابل درک خواهد بود. مجدداً در موضوع هدفهاي آموزشي ، مبحث " ميزان فاصله بين سطح مطلوب و سطح موجود " را درخصوص تجارب شرکت کنندگان يادآوري و خاطر نشان مي نمايد.د) دوره هاي آموزشي طي شده که ممکن است مديران ، کارشناسان و برنامه ريزان آموزشي با رعايت کليه نکاتي که ذکر شد ، افرادي را براي شرکت در دوره انتخاب و دعوت نمايند. اما در خلال اجراي برنامه با احساس نارضايتي ها از سوي شرکت کنندگان مواجه شود که از علت يا علل اين مسئله ، خود نيز آگاه نيست. با تحقيق و بررسي بيشتر به اين دليل است که آنان قبلاً در دوره هايي مشابه دوره در حال اجرا نيز شرکت کرده بودند که از ديد مجريان مخفي مانده بود. بنابراين در انتخاب شرکت کنندگان ضروري است اطلاعاتي در زمينه دوره هاي آموزشي گذرانده افراد داشته باشيم تا از بروز نارسائيهاي بعدي جلوگيري بعمل آيد.
5- تعيين روش هاي آموزشي : موفقيت هـر برنامه آموزشي تـا حد زيادي بستگي بـه روش يــا روش هايي دارد که براي ارائه محتواي تعيين شده انتخاب مي شوند در تعيين روشهاي آموزشي هفت مورد را بايستي مدنظر قرار دهيم :الف ) هدف آموزشي : از آنجائيکه اجراي هر برنامه آموزشي براي دستيابي به هدف يا هدفهاي معيني است ، بنابراين ، روش يا روشهايي که تعيين مي گردند ، بايستي دقيقاً در جهت رسيدن به هدفهاي برنامه باشند. در غير اينصورت منظوري که از اجراي دوره آموزشي مورد نظر است ، حاصل نخواهد شد. بطور نمونه اگر هدف از تشکيل يک دوره آموزشي ، تربيت حسابدار متخصص باشد ، بديهي است نمي توان بطور کامل از روش سخنراني همانند يک سمينار بهره گرفت.ب) مدت و زمان آموزش: مدت هر برنامه آموزشي نيز به اين دليل که مي تواند محدوديت هايي در بکار گرفتن برخي از روشهاي آموزشي ايجاد نمايد ، بايستي در انتخاب روشهاي آموزشي مورد توجه قرار گيرد. مثلاً اگر در يک برنامه آموزشي بخواهيم از روش آموزش و پژوهش عملي استفاده کنيم ، مسلماً بايستي دقت بسيار طولاني در اختيار داشته باشيم و درست به همين دليل ، کاربرد اين روش در اغلب دوره ها با محدوديت هايي مواجه است.ج) بودجه آموزش : از آنجائيکه بکارگيري برخي از روشها مستلزم صرف هزينه هاي سنگين است ، لذا مديران ، کارشناسان و مجريان برنامه هاي آموزشي از بودجه آموزش همواره به عنوان مهمترين فاکتور در تعيين روشهاي آموزشي نام مي برند. بنابراين ، لازم است مسئولان آموزشي نسبت به رفع مشکلات مالي با ساير مديران رده بالاي سازماني همکاري نموده و اگر به علت محدوديتهاي مالي ، استفاده از بهترين روشها امکان پذير نباشد ، نبايد اجراي برنامه متوقف گردد ، بلکه بايد از روشهاي مناسب و جايگزين ديگر حداکثر استفاده را براي اجراي دوره آموزشي بکار بست.د) سطح و تعداد کارآموزان : سطح سازمان شرکت کنندگان و تعداد آنها نيز بدون ترديد در انتخاب نوع و روش آموزش تاثير به سزايي دارد. به عبارت ديگر ، روشهايي که براي آموزش يک عده از مديران رده بالاي سازماني انتخاب مي شود ، الزاماً نمي تواند همان روشهايي باشد که براي گروهي مانند (بايگان) در نظر گرفته مي شود. تعداد کارآموزان و فراگيران نيز در انتخاب نوع آموزش و روش آن موثر است. مثلاً روشي که براي آموزش يک اجتماع صد نفري انتخاب مي شود ، قابل اعمال براي گروه ده نفري نيست و بالعکس.هـ ) اساتيد و مربيان آموزشي : تعداد اساتيد و مربيان و کمک مربيان موجود آموزشي و ميزان ساعاتي که مي توانند در اختيار يک برنامه آموزشي قرار دهند ، نيز از عوامل نياز موثر در انتخاب روشهاي آموزشي بحساب مي آيند. به عبارت ديگر ، براي استفاده از روش گروه بندي فرعي غير از يک استاد يا مربي ، به تعداد گروههاي فرعي کمک مربي نياز است که در صورت دسترس نبودن استفاده از اين روش با مشکل مواجه مي گردد.و) محل آموزش : ساختمان يا مرکزي که آموزش در آن انجام مي شود ، کم و بيش در انتخاب نوع روش آموزشي تاثير مي گذارد. مثلاً وقتي يک بناي آموزشي فاقد اتاقهاي بزرگ باشد ، استفاده از روشهاي آموزشي مناسب گروههاي بزرگ امکان ندارد و ناچار بايد روش هاي ديگري را مورد استفاده قرار داد و يا اگر تعداد اطاقهاي درس به اندازه کافي نباشد ، استفاده از روش گروه هاي فرعي و کار در گروههاي کوچک امکانپذير نخواهد بود.ز) وسايل و لوازم آموزشي : اين وسايل که شامل تسهيلات آموزشي ، کلاس درس ، کارگاه و آزمايشگاه و تجهيزات آموزشي از قبيل ميز و صندلي و لوازم آموزشي از قبيل جزوات و کتاب و نظاير آنهاست ، بدون ترديد کم و بيش در انتخاب روش آموزشي اثر مي گذارد. مسئولان آموزشي قبل از اجراي برنامه ، بايستي با هماهنگي مدرس مربوطه ، امکانات و تجهيزات کمک آموزشي لازم را پيش بيني نمايند تا در حين تدريس دچار نارسايي نشوند.
6- پيش بيني تسهيلات و خدمات آموزشي: تسهيلات و خدمات آموزشي لازم براي اجراي برنامه هاي آموزشي در توفيق اينگونه برنامه ها تاثير فراوان دارد. اين تسهيلات و خدمات آموزشي را بايد حتي الامکان متناسب با اهداف دوره هاي آموزشي ايجاد نمود و چه بسا در بسياري از موارد مشاهده مي گردد که کليه امور مربوط به آموزش بصورت کامل مورد توجه قرار مي گيرد ، غير از تسهيلات و خدمات آموزشي لازم که در آن صورت ساير مسائل را هم تحت الشعاع قرار خواهد داد و روي آنها اثرات سوء بجاي خواهد گذاشت. در امر تسهيلات و خدمات آموزشي بايستي به نکات ذيل دقت نمائيد :الف ) جا و مکان : اجراي يک برنامه آموزشي بصورت سمينار ، کنفرانس ، دوره و کلاس نياز به محل مناسبي در مرکز آموزشي مورد نظر دارد. محل مذکور بايد از نظر نور ، وسايل سردکننده و گرم کننده ، هواي کافي و ساير وسايل مناسب بوده و براي انواع برنامه هاي آموزشي تجهيزات لازم را دارا باشد.ب ) خوابگاه : بعضي از برنامه هاي آموزشي تمام وقت ايجاب مي کنند که شرکت کنندگان بطور شبانه روزي در مرکز آموزشي حضور داشته باشند تا کارهاي اداري و خانوادگي ، فراغتشان را بهم نزند و بتوانند مدتي را با آرامش به برنامه هاي آموزشي اختصاص دهند. معمولاً توصيه مي شود که خوابگاههاي چنين مراکز آموزشي شبانه روزي بايستي در محيطي دور از شهر و برکنار از غوغا و سروصداهاي معمول شهري ايجاد شوند تا نتايج مطلوب تري از آموزش حاصل گردد.ج ) جلسات معارفه : به منظور آشنايي بيشتر شرکت کنندگان با يکديگر و همچنين آشنايي آنان با مديران و مسئولان و مربيان آموزشي ، شرکت در يک جلسه آشنايي اوليه مفيد و موثر خواهد بود. در اين زمينه مي توان فهرستي از مشخصات کلي شرکت کنندگان و همچنين سوابق تحصيلي و شغلي آنها را قبلاً تهيه و در جلسه معارفه براي آشنايي بيشتر آنان توزيع نمود.د ) تجهيزات کلاس ها و سالنهاي آموزشي : مديران و کارشناسان و مسئولان دوره هاي آموزشي بايد دقت کافي را در مورد تجهيزات کلاسها و سالنها بعمل آورند تا از لحاظ نارسايي وجود نداشته باشد. اغلب اتفاق مي افتد که اهميت ندادن ، ناچيز شمردن برخي از اين مسائل از سوي مسئولان آموزشي در حين اجراي دوره ، نارضايتيها و اشکالات عمده اي توليد مي کند که شايد فرصت رفع آنها ديگر فراهم نباشد. مانند فضاي مناسب ، نور کافي ، عدم وجود سرو صداي مزاحم ، درجه حرارت مناسب ، دستگاههاي گرم کننده و خنک کننده ، صندليهاي مناسب و کافي و وسايل سمعي و بصري متناسب با دوره آموزشي از جمله اين موارد مي باشند.
7- انتخاب اساتيد و مربيان آموزشي: مرحله انتخاب اساتيد و مربيان آموزشي نيز از موارد مهم در اجراي هر برنامه آموزشي است.مسئولان و برنامه ريزان و مجريان برنامه بايد در اين مرحله از کار نيز دقت و توجه کافي را معمول دارند. براي سهولت در انجام اين مرحله ، لازم است مديران ، کارشناسان و مسئولان آموزشي همواره فهرستي از اساتيد و مربيان واجد شرايط براي دوره هاي مختلف را در دسترس داشته باشند تا بتوانند براي هر دوره ، باتوجه به ويژگيهاي آن دوره ، اساتيد و مربيان موثر و کارآمد را انتخاب کنند. در انتخاب مدرس براي دوره هاي آموزشي ، بايستي به نکات ذيل توجه نمائيم :- هدف دوره - روشهاي آموزشي- تحصيلات و تجربه- توجه به ارزشيابي برنامه هاي قبلي
